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Notion: Mein digitales Wissensmanagementsystem

Screenshot der Blogpost-Datenbank von www.jensassmann.com

Das erwartet dich in diesem Artikel

Notion ist seit einem Jahr mein digitales Wissensmanagementsystem. Ich nutze es auf dem Rechner, Handy und webbasiert. Es ist immer dabei, leicht zu bedienen und individualisierbar. Auch die Blogposts zu "Der Generalist" entstehen als Ideen in Notion. Ich stelle dir vor, was das Programm kann und wie ich es nutze. Abschließend bekommst du Tipps und jede Menge externe Quellen, um dein eigenes digitales Wissensmanagementsystem mit Notion einzurichten.


Im vorletzten Blogpost habe ich dir gezeigt, wie ich dafür sorge, dass ich mit meiner 'Brain Dump'-Methode keine Idee mehr vergesse. Danach habe ich dir eine Auswahl digitaler Wissensmanagementsysteme vorgestellt. Und in dieser Woche stelle ich dir mein digitales Wissensmanagementsystem Notion vor.

 

Ich nutze Notion seit etwa einem Jahr. Es ist ein (mittlerweile für Privatpersonen kostenfreies) digitales Wissensmanagementsystem, das natürlich webbasiert ist und auf allen Devices läuft: auf dem Desktop als Applikation, über den Webbrowser, auf dem Handy und auf jedem Pad. Ich habe mir zuvor einige andere Systeme angesehen (z.B. Apple Notizen und Evernote) und mich dann bewusst für Notion entschieden (damals sogar, obwohl es kostenpflichtig war!): Meine Gründe: Funktionsumfang, Aufbau und Design haben mir am besten gefallen. Seit dieser Zeit arbeite ich fast täglich mit Notion und werde so schnell nicht umsteigen.

Was ist Notion?

Wenn du dir ein Bild von Notion machen möchtest, empfehle ich dir als Start den Youtube-Kanal von Notion. Dort bekommst du erklärt, wie die Oberfläche aufgebaut ist, wie du starten kannst und erhältst einen Einblick in den Funktionsumfang der Applikation. Für deinen ersten kurzen Eindruck empfehle ich dir dieses Video.

Wie nutze ich Notion?

Screenshot einer leeren Seite in Notion
So geht's los bei Notion: Mit einer leeren Seite

In Notion startest du immer mit einer leeren Seite, die in etwa dem o.g. Screenshot entspricht. Die Applikation selbst  beschreibe ich als Mischung aus einer beschreibbaren Website (wie ein Editor) und einem Worddokument. Neben normalen Texten, die du an jeder Stelle eintragen und natürlich mit Links anreichen kannst, sind über den Backslash / zahlreiche einfache Tastaturbefehle hinterlegt, die kleine Aktionen ausführen. Du kannst an jeder Stelle Unterseiten anlegen und somit einen umfangreichen Verzeichnisbaum entwerfen (Beispiel: Finanzen - Altersvorsorge - Aktien etc.). Auf den folgenden Screenshots siehst du, wie du Notion in Bezug auf Funktionen und das Layout für dich individualisieren kannst.

Screenshot zur Gestaltung einer Notion-Seite

Hier hast du erste Basisfunktionalitäten gesehen, die du auch aus Word oder Excel kennst. Aber du kannst noch deutlich mehr Funktionen nutzen.

Kanban-Ansicht auf einer Notion-Seite
Aus dem agilen Arbeiten bekannt: Ein Kansan-Board
Screenshot zur Gestaltung einer Notion-Seite
Fallen dir noch Funktionen ein, die Notion nicht abbilden kann?

Datenbanken in Notion

Quelle: https://anotioneer.com/Eisenhower-Matrix-Notion-Template-eb1118338e8c429b84519d2e4fc47a48
Überblick einer Notion-Datenbank nach der "Eisenhower-Matrix"

In Notion lassen sich auch Datenbanken einfügen. Keine Angst, es nicht nicht sonderlich kompliziert. Aber diese kleinen Datenbanken sind ziemlich mächtig und für Projekte und wiederkehrende Aufgaben wirklich hilfreich. Du kannst deine Aufgaben z.B. durch eine Datenbank priorisieren. Dafür ist die sogenannte "Eisenhower Matrix" hilfreich, die du hier oben illustrierst siehst. Neben der Beschreibung deiner Aufgabe fügst du jeder Aufgabe den Zusatz "eilig" oder "nicht eilig" sowie "wichtig" oder "unwichtig" hinzu. Danach kannst die Datenbank nach Eilbedürftigkeit und Wichtigkeit sortieren und du bekommst oben immer die Aufgaben zuerst angezeigt, die eilig und wichtig sind und unten in deiner Liste stehen entsprechend die Dinge, die weder eilig, noch wichtig sind. Dieses System kann dich dazu konditionieren deine Zeit optimal gemäß deiner Zielsetzung einzusetzen.

Screenshot der Blogpost-Datenbank von www.jensassmann.com
Meine Blogpost-Datenbank für www.jensassmann.com

Ich habe mir an einigen Stellen kleine Datenbanken in Notion gebaut, um umfangreichere und dauerhaft laufende Projekte gut abbilden zu können. Ein Beispiel stelle ich dir hier oben zu meiner Fotowebsite www.jensassmann.com vor. Datenbanken können zudem in verschiedenen Layouts angezeigt werden: als Listen, Kanban oder gemäß Zeitablauf. Hier oben siehst du eine Kanban-Ansicht der Blogposts von der Idee ("Not Started"), über die Entwürfe ("In Progress"), die Veröffentlichung ("Published") bis hin zur Fertigstellung ("Completed"). Selbst bei einigen hundert Einträgen oder Artikeln kannst du durch eine solche Datenbank keine noch so kleinen Details mehr übersehen. Und wenn du einen Artikel von einem in den anderen Status überführen möchtest, ziehst du die Karte einfach via 'drag and drop' nach rechts.

Notion Templates übernehmen

https://www.notion.so/Notion-Template-Gallery-181e961aeb5c4ee6915307c0dfd5156d
Screenshot der Notion Template Gallery

Das schöne an Notion ist, dass du für jeden Verwendungszweck vorgefertigte Templates findest, die jemand vor dir für dich erstellt hat. Notion ist so aufgebaut, dass du diese Templates einfach kopieren und in deiner Version einfügen kannst - ganz ohne Programmierkenntnisse! Unter Notion Template Gallery findest du die zur Verfügung gestellten Vorlage aus Notion (z.B. Jahresrückblick, Dashboards, Wochenkalender). Darüber hinaus findest du zahlreiche weitere Vorlagen, die häufig kostenfrei sind. Einfach mal nach "Notion templates" suchen.

YouTube-Kanäle zu Notion

Seit einigen Jahren lerne ich die Handhabung von Applikationen fast nur noch über YouTube-Videos. Auch bei Notion war YouTube meiner Hauptquelle. Es gibt sogar einige YouTuber, die ihre Kanäle ziemlich auf Notion fokussieren und zahlreiche, auch detaillierte Abläufe über Screencasts nachvollziehbar erklären. Besonders empfehlen kann ich dir die nachfolgenden drei englischsprachigen Kanäle zu Notion, die ich weiterhin selbst nutze.

Marie Poulin

Marie Poulin - Life + Business with Notion

Marie Poulin hat sich in Business und Workflow Design spezialisiert und nutzt dafür bevorzugt Notion.

 

Ich möchte sehen, wie Marie Notion benutzt.

Thomas Frank

Thomas Frank - How I Use Notion

Thomas Frank ist ein US-YouTuber, der Menschen hilft produktiver zu werden und dafür u.a. Notion nutzt.

 

Ich würde gerne lernen, wie Thomas Notion einsetzt.

Ali Abdall

Ali Abdaal - How I take Notes with Notion

Ali Abdaal is ein britischer  Productivitäts-YouTuber, der Notion für alle seine Projekte nutzt.

 

Ich möchte Ali's Ansatz sehen, Notion einzusetzen.


Fazit


Der Start mit Notion war einer der wesentlichsten Schritte im letzten Jahr für mich, um das, was ich neu lernen wollte, zu verarbeiten und zu verstetigen. Sicherlich hätte ich das auch mit einer anderen Wissensmanagements-App machen können, aber ich war halt auf Notion gestoßen und bleibe nun dabei. Ich nutze Notion mehrmals täglich und kann damit, nach einer Ersteinrichtung, viele Informationen so strukturieren, dass ich sie später leicht finde und zur Verfügung habe. Mittlerweile habe ich sogar meine Frau von Notion überzeugen können.

 

Dieser Artikel gehört zu einer vierteiligen Serie zum digitalen Wissensmanagement:

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