Organisiere dein digitales Leben mit der PARA-Methode

Die PARA-Methode ist ein einfaches System zur Organisation deiner digitalen Informationen. Die vier Kategorien "Projects", "Areas", "Resources" und "Archives" ermöglichen es dir Artikel, Notizen, Dateien oder ganze Datenbanken zu sortieren und leicht wiederzufinden. Da meine digitale Ablage mit der Zeit ziemlich groß und unübersichtlich geworden ist, probiere ich die PARA-Methode nun aus. In diesem Artikel erkläre ich dir, wie du deine digitalen Informationen einfach sortierst und nutzbar machst.

Vor etwa einem Jahr bin ich auf die PARA-Methode aufmerksam geworden. Sie ist eine einfache Ablagemethode für digitale Informationen jeder Art und wurde vom Produktivitätsexperten Tiago Forte entwickelt. Es geht bei der Methode aber nicht um Produktivität, sondern primär um Organisation und Ablage. Mit digitalen Informationen ist jede Art von digital speicherfähiger Datei gemeint: ein interessanter Artikel, ein Text, eine Bilddatei, Listen oder Datenbanken. Seinerzeit habe ich die Methode nicht für mich ausprobiert, weil sie mir zu wenig komplex für meine schon damals große digitale Ablage schien. In der Zwischenzeit ist meine Ablage noch einmal deutlich gewachsen, ich bin erneut über die PARA-Methode gestolpert und habe beschlossen sie auszuprobieren.

Die Definition von PARA und die hinter dieser Abkürzung stehenden Rubriken sind: 

Projects (Projekte)

• "Projects" sind eine Serie von Aufgaben, die an ein Ziel mit einem Anfangs- und Enddatum geknüpft sind.
• Projekte sind alle Dinge, an denen ich arbeite.

Areas (Verantwortlichkeiten)

• "Areas" sind Verantwortlichkeiten, die nach einem Standard wiederkehrend ausgeführt werden.
• Verantwortlichkeiten sind die Dinge, für die ich eben verantwortlich bin.

Resources (Ressourcen)

• "Resources" sind Themenfelder mit anhaltendem Interesse.
• Ressourcen sind Dinge, die mich interessieren.

Archives (Archive)

• "Archives" beinhalten beendete Themen der drei Kategorien "Projects", "Areas" und "Resources".
• Archive sind Dinge, die ich nicht wegschmeißen möchte.

Nachdem diesem theoretischen Rahmen der PARA-Methode geht es nun um die konkrete Anwendung der Methode für dein digitales Leben.

Projects (Projekte)

Ein konkretes Beispiel für ein "Project" ist eine Weiterbildung, die du absolvieren wirst. Oder der anstehende Urlaub. Projekte haben immer einen Start- und einen Endzeitpunkt. Jedes Projekt wird einer "Area" zugeordnet.

Areas (Verantwortlichkeiten)

Beispiele für "Areas", also deine Verantwortlichkeiten, sind dein Blog, dein Hobby, dein Job und dein Privatleben. Innerhalb dieser Verantwortlichkeiten wird es viele Aufgaben geben, die wiederkehrend sind (z.B. ein wöchentlicher Artikel auf deinem Blog) und demnach kein Enddatum haben. Natürlich kannst du innerhalb einer Verantwortlichkeit auch Unterordner anlegen (z.B. Marketing oder SEO bei deinem Blog). Wenn dein PARA-System übersichtlich bleiben soll, sind vier Verantwortlichkeiten eine Anzahl, die du möglichst nicht überschreiten solltest.

Resources (Ressourcen)

Zu den Ressourcen gehören Themen, die dich interessieren. Beispielsweise sind hier für dich wichtige Bücher oder Kochrezepte zu nennen. Die Zusammenfassungen wichtiger Büchern lassen sich zu verschiedenen Projekten und Verantwortlichkeiten zuordnen. Du kannst hier auch Definitionen für Themen ablegen (z.B. Was ist 3D-Druck? Wie funktioniert eine KI?), auf die du immer wieder Bezug nimmst. Auch hier sind Unterordner denkbar und sinnvoll.

Archives (Archive)

Projekte, Veranwortlichkeiten und Ressourcen, die du nicht mehr brauchst, die du aber nicht löschen möchtest, gehören in dein Archiv. Ein Beispiel für ein Projekt, das ins Archiv gehört, ist die oben genannte Weiterbildung, nachdem sie abgeschlossen ist.

Das gute an der PARA-Methode ist ihre Schlichtheit. Es gibt nur vier Kategorien, in die du deine digitalen Informationen kategorisieren musst. Die Methode lässt sich zudem auf jede Form der digitalen Ablage anwenden. Du kannst PARA mit einem Ordnersystem aus vier Oberordnern und entsprechenden Unterordnern aufsetzen und deine Dateien dann dort ablegen (in der Cloud oder offline). Alternativ nutzt du dein Wissensmanagementsystem, um es nach der PARA-Methode auszurichten. Beispiele für Wissensmanagementsysteme wie Notion, Evernote, Apple Notizen, Google Notizen oder Microsoft One Note habe ich dir in diesem Artikel ausführlich beschrieben. Wenn du gerade erst in dieses Themenfeld einsteigen möchtest, empfehle ich dir beides zusammen anzugehen. Also ein Wissensmanagementsystem einzurichten und die PARA-Methode darauf anzuwenden.

Mein Wissensmanagementsystem, das ich seit gut einem Jahr nutze und das ich jedem nur empfehlen kann, ist Notion. Meine Herangehensweise an Notion habe ich dir hier in einem ausführlichen Artikel beschrieben. Bislang habe meine digitalen Informationen nicht nach PARA, sondern nach Themen sortiert. Ich habe Ordner für den Generalisten, für den Job, meinen Fotoblog Jens Assmann Photography und für Privates. Innerhalb dieser Ordner habe ich bislang nach Unterthemen sortiert und nicht etwa wie bei PARA nach wiederkehrenden Aufgaben und Projekten. Mein System ist mir mittlerweile etwas unübersichtlich geworden. Daher probiere ich PARA einmal für mich aus. Die Screenshots meiner neuen Notion-Pages nach PARA habe ich dir hier oben eingefügt. So sieht mein neuer Einstieg in meine digitalen Daten aus. Ich werde nun in den nächsten Wochen ausprobieren, ob dies ein für mich besser geeignetes System ist.

Der Vorteil an der PARA-Methode in Kombination mit Notion, oder auch anderen Wissensmanagementsystemen ist, dass man auf ein und dieselbe Information von verschiedenen Stellen aus verlinken kann. Es gibt weiterhin nur ein Original, das aber aus zahlreichen Unterordnern aus angesteuert werden kann. Bei einem reinen digitalen Ordnersystem wäre das nicht möglich (oder mich müsste die entsprechende Datei kopieren). Zudem ist natürlich der Vorteil, dass Wissensmanagementsysteme cloudbasiert sind. Demnach kann ich von jedem Device und von jedem Ort aus zugreifen. Ich habe dir ein ausführliches Video zur Anwendung von PARA in Notion unten eingefügt.

Die Anzahl digitaler Informationen, die wir anhäufen und benötigen, wird zukünftig noch viel schneller als bislang steigen. Wer heute noch kein digitales Wissensmanagementsystem hat, sollte ernsthaft darüber nachdenken und sich eines aufsetzen. Die PARA-Methode ist ein sehr einfaches Modell, um seine digitalen Informationen schnell abzulegen und im Zugriff zu haben. Für deinen Einstieg empfehle ich dir den Originalartikel von Tiago Forte zur PARA-Methode. Auch bei Live Savvy findest du einen Artikel über die Organisation deines Lebens mit der PARA-Methode. Gleiches gilt für den Blog Making of a Millionäre über die PARA-Methode und ihre vier Ordner.

Hast du schon ein Wissensmanagementsystem? Kennst und nutzt du die PARA-Methode bereits? Schreib' mir gern deine Herangehensweise in die Kommentare dieses Artikels oder per Email. Du kannst mir auch gern über Twitter, Facebook und Instagram kommentieren und schreiben. Wenn du keinen Artikel mehr verpassen willst, abonnier' gern meinen Newsletter.