Die 80/20-Regel

20 % des Inputs sind meist für 80 % des Ergebnisses zuständig. Das Pareto-Prinzip ist vielen bekannt und etwa 100 Jahre alt. Aber wendest du es auch an? Warum ich bislang meine Schwierigkeiten mit der 80/20-Regel habe und wie ich das ändern möchte, erfährst du in diesem Artikel.

Falls du es noch nicht bemerkt haben solltest, ich bin ein großer Produktivitätsfan. Ehrlich gesagt bin ich wohl eher ein Produktivitätsfanatiker... Privat und beruflich möchte ich Ziele erreichen und die nötige Schritte dahin umsetzen. Und das an jedem einzelnen Tag. Es ist genauso wie es klingt: anstrengend und aufreibend. Zur gleichen Zeit bin ich immer offen für neue Dinge, die ich neu lernen und dann anwenden kann. Denn auch damit fühle ich mich produktiv ;-)

Die 80/20-Regel ist nun wirklich nicht neu, aber ich will mich von nun an bemühen sie mehr in meinen Alltag einzubinden. Warum? Weil ich sicherlich mehr auf der perfektionistischen Seite des Spektrum verankert bin. Aber dazu nachher mehr.

Das Pareto-Prinzip besagt: 80 % der Ergebnisse können mit 20 % des Gesamtaufwandes erreicht werden. Die verbleibenden 20 % der Ergebnisse benötigen mit 80 % die meiste Arbeit.

Der Italiener Vilfredo Pareto hat die 80/20-Regel, die auch unter seinem Namen als Pareto-Prinzip bekannt geworden ist, erfunden. Er untersuchte Anfang des letzten Jahrhunderts in Italien die Bodenbesitzverhältnisse und das Volksvermögen. Er fand heraus, dass 20 % der italienischen Familien 80 % des Staatsvermögens besaßen. Im Umkehrschluss stellte er die These auf, dass die italienischen Banken sich doch besser um die 20 % ihrer reichen Kunden kümmern sollten, weil mit denen besser Profit zu machen sei, als mit den restlichen 80 %.

Hier einige weitere Beispiele, worauf die 80/20-Regel angewandt werden kann:

• Viele Unternehmen machen 80 % ihres Umsatzes mit 20 % ihrer Produkte oder Kunden.
• 20 % der Websites im Internet machen 80 % des Datenvolumens aus.
• 80 % des Verkehrs finden sich auf 20 % der Straßen statt.
• Kinder spielen 80 % ihrer Zeit nur mit 20 % ihres Spielzeugs.
• Aus deinem Kleiderschrank nutzt du 20 % deiner Klamotten für 80 % der Zeit.

Das schöne an Produktivitätsprinzipien wie dem Pareto-Prinzip ist ihre Schlichtheit. Die Regel ist leicht zu verstehen und anzuwenden. Also hat sie auch große Aufmerksamkeit im Unternehmenseinsatz bekommen. Vor allem, wenn es um die Steigerung der Produktivität bei verringertem Ressourceneinsatz geht. Welches Unternehmen würde eine einfache Regel ignorieren, die bei richtigem Einsatz mit 20 % der Arbeit 80 % des Ergebnisses generiert?

Natürlich ist die 80/20-Regel nur eine grobe Faustformel. Die 80 % können auch 72 oder 91 % sein, genauso wie die 20 % auch 30 % sein können. Zudem ist es wichtig, nicht die 20 % mit den 80 % zu verwechseln. Zu Beginn steht also wie so oft die sorgfältige Analyse:

• Welches Produkt wirft den größten Gewinn ab?
• Welche Mitarbeiter sind die produktivsten?
• Wer sind meine Hauptkunden, die mir 80 % meines Umsatzes bescheren?

Auf der gegenüberliegenden Seite hilft es zu analysieren, welche Prozesse die meiste Zeit fressen und welche Kunden betreuungsintensiv, aber umsatz- und gewinnschwach sind. Wenn diese Analyse abgeschlossen ist, kann die Optimierung beginnen. Fokus auf die entscheidenden 20 % der Kunden und Versuch ihnen jeden Wunsch von den Augen abzulesen. Neue Produkte und Dienstleistungen können direkt mit diesen entscheidenden Kunden erprobt werden. Aber was ist mit den anderen 80 % der Kunden, Mitarbeiter und Produkte? In der radikalen Konsequenz der Produktivitätsgurus würde man diese Gruppen zukünftig ignorieren, sich von ihnen trennen und sie nicht mehr weiterentwickeln. Wenn man diesen Ansatz verfolgen würde, wird man schnell bemerken, dass man zügig mit der Realität kollidiert. Die Umsetzung dieser radikalen Herangehensweise ist weder banal, noch zeitlich schnell durchzuführen. Auf einen Großkonzern projiziert klingt ein solches Vorgehen sogar amoralisch. Wenn du dir aber ein Start-up vor Augen führst oder Soloselbständig bist und mit den ersten Produkten und Dienstleistungen am Markt Feedback einsammeln möchtest, kann dich diese Herangehensweise schnell weiterbringen.

Das Pareto-Prinzip wirkt nur, wenn du Mut zur Lücke hast. Und an dieser Stelle komme ich zurück zur Einleitung und meine Herangehensweise an die Dinge. Meine erste Chefin war Perfektionistin und definitiv keine Verfechterin der 80/20-Regel. Das galt für sie selbst zu allererst, spiegelte aber auch ihre Erwartungshaltung an Dritte Sie ist 2004 auf einen sehr jungen und engagierten Mitarbeiter und Berufseinsteiger gestoßen, der selbst vom Naturell eher perfektionistisch aufgestellt war und in die gleiche Richtung weiter entscheidend geprägt wurde. Ergo ist die 80/20-Regel nichts, was mir von meinem Naturell oder meiner Prägung her leicht fallen würde.

Fang doch erst einmal mit der 98/2-Regel an!

Und genau aus diesem Grund hat mir meine Coach jüngst gesagt: "Fang doch erst einmal mit der 98/2-Regel an!" Ich musste sehr schmunzeln, als sie mich schon im zweiten Gespräch so klar analysiert, auseinandergenommen und wieder zusammengesetzt hatte. Also starte ich nun mit dem Versuch nicht 100 % oder gar mehr geben zu müssen. Ein Positionspapier oder eine Veranstaltung müssen nicht zu 100 % vorbereitet werden, Vielleicht passt es auch einmal eine Email nicht zu beantworten. Allein beim Schreiben dieses Satzes komme ich ins Stocken und Grübeln ;-)

Mut zur Lücke ist also das Stichwort. Oder besser die Identifikation der 20 %, die den entscheidenden Effekt einer Leistung ausmachen. Um die 80/20-Regel umzusetzen, braucht man Mut zum Halb- bzw. Vierfünftelfertigen und damit auch zur Lücke. Statt nach Perfektion zu streben, sollte man Dinge einfach ausprobieren.

Vom Pareto-Prinzip haben sicherlich die meisten schon oft gehört. Die 80/20-Regel belegt anhand zahlreicher Beispiele, dass 20 % des Inputs für 80 % des Outputs sorgen. Aber so richtig spannend wird es erst Einsatz im eigenen Leben - beruflich und privat. Wie stehst du zur 80/20-Regel? Wendest du sie an und hast du Mut zur Lücke oder tendierst du zur 100 %-Lösung? Schreib' mir gern deine Herangehensweise in die Kommentare oder per Email. Du kannst mir auch gern über Twitter und Instagram kommentieren und schreiben. Wenn du keinen Artikel mehr verpassen willst, abonnier' gern meinen Newsletter.