Warum du ein digitales Wissensmanagementsystem brauchst

Wenn du wie ich etwas für lebenslanges Lernen übrig hast, dann solltest du dir ein digitales Wissensmanagementsystem (Personal Knowledge Management System) ansehen und es auf deine Bedürfnisse anpassen. Ich stelle dir heute fünf verschiedene Anwendungen vor und nenne dir relevante Kriterien für die Auswahl. Wenn ich dich am Ende des Artikels davon überzeugt habe, dir ein solches System für dich einzurichten, habe ich mein Ziel erreicht.

Ein digitales Wissensmanagementsystem, im englischen (Personal) Knowledge Management System ((P)KMS), ist ein Informationssystem, das den strukturierten und kontextualisierten Umgang mit explizitem und implizitem Wissen ermöglicht. Es ist eine Ansammlung von Prozessen, die eine Person nutzt, um Informationen zu sammeln, klassifizieren, zu speichern, zu suchen, weiterzuverarbeiten und zu teilen. Ein Wissensmanagementsystem ist also vielmehr als eine Notizen-App. In Zeiten von Wissensarbeitern (Knowledge worker) findet es immer mehr Anwender. Kurzum, ein Wissensmanagementsystem ist ein System, das eine Person nutzt, um zu lernen.

Wir sind mittendrin - im Wissenszeitalter. Für viele von uns besteht die Wertschöpfung unserer Arbeit in der Recherche, Aufarbeitung und Anwendung von öffentlich verfügbaren Informationen. Allerdings nutzen nur wenige von uns die darauf ausgerichteten Tools in Form von Wissensmanagementsystemen. Ein solches System kann allerdings nicht nur für den beruflichen Anwendungsfall sinnvoll sein. Wer einmal sein System entwickelt halt, nutzt es darüber hinaus für seine Gesundheit, Kommunikation, seine Finanzen, die private Ziele und die Hobbies. Kurzum, es ist ein System für lebenslanges Lernen.

Ich selbst habe vor etwa einem Jahr angefangen intensiv ein digitales Wissensmanagementsystem zu nutzen und es zu füllen. Im Rahmen meines Sabbaticals habe ich Informationen zu verschiedenen Themen gesammelt, sie zusammengetragen, verdichtet und auf der Basis Themen umgesetzt, die mir wichtig waren und sind. Und es hilft mir auch bei meinen zahlreichen neuen Funktionen, die ich seit Oktober im Job habe. Ich schreibe mir relevante Informationen auf, lege Links ab, die ich nochmal brauchen könnte, mache mir Notizen in den Gesprächen mit meinen Mitarbeitern und freue mich darüber, dass sämtliche Notizen jederzeit auf jedem Gerät an jedem Ort verfügbar sind.

Wenn du mit dem Gedanken spielst dir ein Wissensmanagementsystem einzurichten und aufzubauen, will ich dich mit meiner kleinen Vorauswahl unterstützen. Aus meiner Sicht kannst du entlang der folgenden Kriterien deine Auswahl treffen. Und ich empfehle dir nicht gleich mit einem System loszulegen, sondern dir durchaus zwei oder drei Systeme parallel anzusehen und mit ihnen ein bisschen rumzuspielen. Du wirst etliche Stunden, Tage, Monate und ggf. sogar Jahre mit diesem Tool verbringen. Da lohnt sich diese kleine Startinvestition.

Dein Tool sollte idealerweise kostenfrei sein:

• Gibt es zumindest eine kostenfreie Basisversion des Wissensmanagementsystems?
• Ab welchem Umfang müsstest du in die Premiumversion gegen Entgelt wechseln?
• Es ist durchaus in Ordnung, wenn ein solches System einen monatlichen Abopreis hat, allerdings sind auch etliche Programme in dieser Liste, die völlig kostenfrei sind.

Dein System sollte cloudbasiert sein:

• Ist dein System cloudbasiert?
• Ist es über dein Handy, Pad, Laptop, Desktop und verschiedene Browser nutzbar?

Deine Anwendung sollte ein für dich ansprechendes Design haben und intuitiv in der Bedienung sein:

• Spricht dich das Design deines Tools an?
• Ist die Strukturierung von Inhalten für dich intuitiv oder eher erklärungsbedürftig?
• Hast du Lust Zeit mit dem Tool zu verbringen?

Schau' dir vor deiner Entscheidung zumindest die verlinkten Videos zu meinen fünf Empfehlungen für digitale Wissensmanagementsysteme an. Viele dieser vorgeschlagenen Apps erfüllen die meisten der o.g. Anforderungen. Am Ende solltest du eine Affinität zum Produkt, Design und dessen Handhabung haben, weil du sonst ungern Zeit in dem Tool verbringen wirst.

Notion ist seit knapp einem Jahr mein digitales Wissensmanagementsystem. Nachdem ich zunächst etwas in Apple Notizen gearbeitet habe, wollte ich ein Programm mit mehr Funktionalität. in diesem Zusammenhang bin ich auf Notion gestoßen und damit sehr zufrieden. Mittlerweile ist es für Privatanwender kostenfrei, es ist cloudbasiert auf allen Devices einsetzbar und nach kleiner Einarbeitung recht intuitiv in der Anwendung. Dieser Link führt dich auf die Youtube-Kanal von Notion, wo du zu jedem Anwendungsfall und zu jeder Frage ein Erklärvideo bekommst: Notion auf Youtube

Evernote habe ich schon genutzt, als man dieses Tool wohl noch gar nicht Wissensmanagementsystem genannt hat (etwa 2013). Ich habe mir einige Ordner angelegt (Rezepte, Urlaub, Fotoideen) und war begeistert, dass man externe Inhalte an eine spezielle Email senden konnte und dieser Inhalt gleich im jeweiligen Ordner abgelegt wurde. Die Basisversion ist kostenfrei, für die Premiumversion zahlst du einen Jahresbeitrag. Bei Evernote gelangt man relativ schnell an die Grenze zwischen Basis- und Premiumversion (z.B. über die Anzahl der synchronisierten Devices). Ich nutze Evernote heute noch in der Basisversion, allerdings nur noch als Ablageort für meine Rezepte, die dort noch enthalten sind. Dieser Link führt dich auf die Youtube-Kanal von Evernote: Evernote auf Youtube

Ich habe Apple Notizen zum ersten Mal richtig während meines Sabbaticals genutzt. Ich hatte Ordner zu Finanzen, Gesundheit, Wohnung usw. mit vielen einzelnen Notizenseiten erstellt. In die Notizen sind z.B. Texte aus externen Quellen, meine Anmerkungen, Fotos, Links, Screenshots und PDFs eingeflossen. Apple Notizen ist ein kostenfreies Angebot im iOS-Universum und dort vorinstalliert. Es ist sehr leicht zu bedienen und macht, was es soll: Es verwaltet Notizen. Ich wollte aber einen größeren Funktionsumfang, habe dabei Notion kennengelernt und bin dann mit den meisten Notizen rübergewechselt. Dieser Link führt dich auf die Apple Notizen-Beschreibung.

One Note ist das Microsofttool, wenn es um digitales Wissensmanagegement geht. Wenn du Abonnent bist, bekommst du es kostenfrei, ansonsten ist die Basisversion kostenfrei und die Vollversion kostenpflichtig. Das Programm hat einen sehr vergleichbaren Umfang mit den Wettbewerbern. Du kannst Emails abgelegen, Links auf Websites, Skizzen und handgeschriebene Notizen. Wie bei den anderen Programme können einzelne Notizen oder ganze Rubriken mit weiteren Personen geteilt werden. Auch One Note ist cloudbasiert und über alle Devices nutzbar. Ein Youtube-Tutorial zu One Note mit zahlreichen Einsteigertipps findest du hier: One Note Tutorial auf Youtube

Natürlich hat auch Google Tool für das digitale Wissensmanagement: Google Notizen (Google Keep) ist kostenfrei, cloudbasiert und unterscheidet sich im Funktionsumfang kaum mit den anderen Anwendungen. Du kannst jede digitale Information ablegen, rubrizieren, teilen und auf jedem Device auffindbar machen. Die ausführliche Anleitung zu Google Notizen - Ideen überall festhalten findest du hier: Anleitung zu Google Notizen

Wie du anhand dieser Auflistung schnell feststellen wirst, gibt es keinen Mangel an digitalen Wissensmanagementsystemen. Jeder große Softwarehersteller bietet seine eigene Variante an. Der Funktionsumfang ist vielfach vergleichbar, die Unterscheidbarkeit bzgl. Preis oder Abonnement mag dir die Entscheidung reichert machen. Aus meiner Sicht ist es entscheidend, dass du dir mehrere Systeme ansiehst, bevor du loslegst. Du wirst so viel Zeit in dieser Anwendung verbringen und sie wahrscheinlich so lange nutzen, dass es sinnvoll ist, sie zuvor auf Herz und Nieren gemäß deinen Vorlieben zu prüfen. Da ich vom Konzept des lebenslangen Lernens überzeugt bin, werde ich mein System wohl über etliche Jahre nutzen, anpassen und auf meine Bedürfnisse anpassen. Hier beschreibe ich dir wie ich Notion für mich eingerichtet habe.

Die Funktionsweise unseres Gehirns besser zu verstehen und sich ihr anzupassen ist für viele Lebenslagen hilfreich. Unser Gehirn ist dafür da eine Idee zu haben, nicht sie zu speichern. Wenn dir das einmal in Fleisch und Blut übergegangen ist und du dir deine (digitale) Ablage für Gedanken, Ideen und Artikel gebaut hast, wirst du schnell bemerken, dass du ruhiger wirst. Du wirst dich nicht mehr mit der zermürbenden Suche nach der guten Ideen beschäftigen müssen, die du gerade noch hattest. Du hast sie bereits in deinem 'Brain Dump' abgelegt und dort wartet sie so lange auf dich, bis du Zeit und Lust hast sie weiterzuverarbeiten.

Dieser Artikel gehört zu einer vierteiligen Serie zum digitalen Wissensmanagement:

• Kennst du schon meine 'Brain Dump'-Methode, mit der du keine Idee mehr vergessen wirst?
• In einem weiteren Artikel zeige ich dir ganz konkret wie ich Notion als mein digitales Wissensmanagementsystem einrichte und nutze.
• Abschließend nehme ich dich mit auf den Entstehungsprozess eines Artikels bei "Der Generalist" und verrate dir, was mein System Capture, Curate, Crunch an Contribute damit zu tun hat. 

Wo stehst du? Hast du bereits ein digitales Wissensmanagementsystem? Oder konnte ich dich dazu motivieren dir nun eines anzulegen? Schreib' mir in die Kommentare oder eine Email, wie du das Thema nun angehen willst. Du kannst mir auch gern über Twitter, Facebook und Instagram kommentieren. Wenn du keinen Artikel mehr verpassen willst, abonnier' gern meinen Newsletter.